采購商一般從總部那里, 或者從所在國關(guān)聯(lián)公司那里得到采購的任務(wù)，然后打電話(huà)給最熟悉的供應商, 了解一些信息。

    接著(zhù)發(fā)詢(xún)盤(pán)給熟悉的供應商, 再把從展覽會(huì )上面的供應商名單數據庫里面的工廠(chǎng)灑一遍, 外貿網(wǎng)站再撒一遍采購信息。從中國得到offer 以后, 回復給公司總部。正常情況下, 總部過(guò)來(lái)的采購的任務(wù)是非常多而且不一定完整的。

    鑒于采購商的這些工作流程，我們的外貿業(yè)務(wù)員最好能做到兩點(diǎn)：

    第一是非�？斓幕貜�。采購部門(mén)是否迅速有效地回復總部是非常重要的一個(gè)考核指標。 比如20個(gè)項目的日用品單, 一般3天之內就會(huì )回復完成。之后過(guò)來(lái)的遲到的offer只能放在文件夾里面歸檔。所以速度是第一關(guān)鍵。
    第二是完整的回復。 這需要報價(jià)業(yè)務(wù)員對自己的產(chǎn)品非常了解。通常，采購的信息是不完整的, 業(yè)務(wù)員最好依靠自己的產(chǎn)品知識,在email 中對產(chǎn)品有完整的介紹。 同時(shí)包括自己的工廠(chǎng)信息(名稱(chēng), 地址, 工廠(chǎng)人數, 技術(shù)人員人數,主要產(chǎn)品, 產(chǎn)量,銷(xiāo)售量, 有沒(méi)有外貿權等)、產(chǎn)品的其他信息（包括類(lèi)似產(chǎn)品推薦或者提供給采購商可能的其他選擇）， 還有一部分是商務(wù)信息（包括交貨期、最少訂貨量、包裝、港口、付款方式等等），這對促成最終成交非常有幫助。重要的是: 在第一封email中就分幾個(gè)部分完整的介紹。

    有采購上說(shuō)他們常常收到一兩句話(huà)的傳真或者email。上面只有一個(gè)價(jià)格。在他們看來(lái),這樣的回復會(huì )給人這樣的疑問(wèn)：

    1. 回復者是貿易公司或者個(gè)人, 看到訊盤(pán)就打聽(tīng)價(jià)格,加上利潤以后就報價(jià)過(guò)來(lái) 。
    2. 回復者對商務(wù)方面不是非常熟悉, 繼續談下去可能在許多環(huán)節上,需要很多時(shí)間相互溝通。
    3. 同這樣的公司做生意, 會(huì )像擠牙膏一樣, 時(shí)時(shí)催促工廠(chǎng), 非常消耗精力。
    回復的內容完整, 但是需要注意簡(jiǎn)潔。不要把工廠(chǎng)的創(chuàng )業(yè)史也搬出來(lái),也不要把口號、標語(yǔ)貼上去。